Preboarding membantu karyawan baru merasa disambut dan siap sebelum hari pertama mereka bekerja. Jika dilakukan dengan benar, ini dapat mengurangi stres, mempercepat adaptasi, dan meningkatkan retensi. Dalam panduan ini, kita akan membahas apa itu preboarding, bagaimana perbedaannya dengan onboarding, dan cara menerapkannya secara efisien – tanpa birokrasi yang tidak perlu.
Apa Itu Preboarding?
Preboarding adalah periode antara kandidat menerima tawaran kerja hingga hari pertama mereka bekerja. Ini pada dasarnya dimulai sebelum tanggal mulai resmi karyawan. Ini adalah langkah awal dalam perjalanan karyawan yang dirancang untuk membuat transisi menjadi lebih lancar dan efektif. Banyak yang sering kali menyamakan preboarding dengan onboarding, padahal keduanya berbeda.
Preboarding vs. Onboarding
Onboarding dimulai saat karyawan baru tiba di hari pertama kerja dan berlanjut selama beberapa minggu atau bulan. Onboarding biasanya mencakup:
- Mengisi formulir pajak dan pengaturan penggajian
- Meninjau buku panduan karyawan
- Mendapatkan akses ke alat kerja (email, ID, akun)
- Mempelajari kebijakan perusahaan, aturan keamanan, dan kepatuhan
- Bertemu rekan kerja dan manajer
- Pelatihan sesuai peran
Namun, sebagian besar tugas ini tidak perlu dilakukan di kantor – di sinilah preboarding berperan.
Mengapa Preboarding Penting untuk HR?
Menurut riset, 30% karyawan baru mengundurkan diri dalam 90 hari pertama. Proses preboarding yang kuat membangun kepercayaan dan memastikan transisi yang lebih lancar. Pada tahap ini, karyawan baru menyelesaikan tugas administratif lebih awal, sehingga hari pertama mereka bisa digunakan untuk interaksi yang lebih bermakna.
Elemen penting preboarding dapat mencakup:
- Menandatangani kontrak kerja dan perjanjian kerahasiaan (NDA), serta memberikan kontak darurat.
- Akses ke perangkat lunak onboarding dan sistem internal.
- Email sambutan yang berisi nilai-nilai utama perusahaan.
- Pelatihan kepatuhan sebelum hari pertama.
- Catatan pribadi dari manajer perekrutan atau perkenalan tim.
Pendekatan ini memastikan bahwa anggota tim baru merasa terlibat, mengurangi tingkat keluar masuk karyawan, dan meningkatkan kepuasan secara keseluruhan. Pengalaman preboarding yang baik menciptakan fondasi kuat untuk proses onboarding.
Manfaat Preboarding
Proses preboarding yang terstruktur dengan baik dapat meningkatkan keterlibatan, mengurangi pergantian karyawan baru, dan menciptakan pengalaman hari pertama yang positif.
Manfaat utama:
- Keterlibatan dan Komitmen yang Lebih Tinggi
Preboarding memperkuat hubungan antara karyawan baru dan tim sebelum hari pertama. Memperkenalkan budaya perusahaan, komunikasi personal, dan undangan ke acara internal menciptakan lingkungan yang menyambut.
- Menurunkan Tingkat Turnover
Beberapa industri memiliki tingkat keluar masuk karyawan baru yang sangat tinggi – bahkan bisa mencapai 500% per tahun. Strategi preboarding yang terstruktur membangun kepercayaan, sehingga mengurangi risiko kandidat ‘menghilang’ sebelum mulai bekerja.
- Pengalaman Hari Pertama yang Lancar
Hari pertama seharusnya bukan tentang menandatangani dokumen atau kebingungan teknis. Sebaliknya, ini harus menjadi kesempatan untuk mengenal tim, memahami budaya perusahaan, dan merasa antusias tentang pekerjaan. Preboarding mengatasi hal administratif sejak awal.
- Mengurangi Kecemasan Hari Pertama
Ketidakpastian menimbulkan stres. Pengalaman preboarding yang dirancang dengan baik menjawab pertanyaan lebih awal. Misalnya melalui welcome kit, email FAQ, atau sesi online.
- Produktivitas Lebih Cepat Sejak Hari Pertama
Jika hari-hari pertama diisi dengan tugas administratif, produktivitas jadi tertunda. Preboarding yang efisien mengurus semua itu sebelumnya, sehingga karyawan bisa langsung mulai berkontribusi.
Panduan Praktis Proses Preboarding Online
Preboarding bukan hanya soal menyambut – ini berdampak langsung pada hasil bisnis. Berikut cara membangun program preboarding online yang terstruktur:
Langkah 1: Buat Checklist Preboarding
Checklist memastikan tidak ada langkah penting yang terlewat. Termasuk:
- Pengaturan akun IT dan akses email
- Pengiriman email sambutan dan dokumen penting
- Menunjuk mentor atau onboarding buddy
- Berbagi akses ke materi pelatihan dan kebijakan
Langkah 2: Tunjuk Buddy Sebelum Hari Pertama
Pasangkan karyawan baru dengan rekan kerja senior yang akan sering berinteraksi dengannya.
- Perkenalkan melalui chat atau video call
- Dorong komunikasi terbuka
- Siapkan saluran komunikasi khusus
Langkah 3: Umumkan Karyawan Baru ke Tim
Perkenalan awal membuat mereka merasa diterima.
- Nama, jabatan, dan tanggal mulai
- Latar belakang singkat
- Fakta menarik atau alasan mereka dipilih
- Tautan LinkedIn (jika relevan)
Langkah 4: Tetap Terhubung Sebelum Mulai
Untuk preboarding yang berlangsung lama (minggu atau bulan), tetap jalin komunikasi:
- Kirim update perusahaan, video, atau buletin
- Jawab pertanyaan lebih awal
- Ingatkan tentang materi yang bisa dipelajari lebih dulu
Langkah 5: Bagikan Buku Panduan & Benefit
Karyawan harus menerima:
- Buku panduan perusahaan
- Panduan manfaat (asuransi, cuti, pensiun)
- Kebijakan internal (pakaian, kerja jarak jauh, komunikasi)
Langkah 6: Sediakan Pelatihan Preboarding Online
Pelatihan mandiri mempersingkat waktu onboarding:
- Pelatihan kepatuhan dan etika
- Tutorial alat internal dan komunikasi
- Struktur organisasi dan tujuan perusahaan
Membangun Program Preboarding Online yang Efektif
Langkah 1: Rancang Materi Pelatihan Preboarding
Fokus pada dua hal utama:
Pelatihan Sambutan: Mengenalkan budaya, nilai, dan kebijakan penting.
Pelatihan Kepatuhan: Mengurangi risiko hukum dan menetapkan ekspektasi sejak awal.
Langkah 2: Buat Materi Pembelajaran Menarik
Gunakan alat eLearning seperti
iSpring Suite – mudah, tidak perlu koding:
- Kursus Interaktif berbasis Slide
- Video & Screencast: Pesan sambutan, tutorial, voice-over
- Simulasi Percakapan: Skenario dunia nyata
- Kuis & Uji Pemahaman
- Modul Mikrolearning: Singkat dan bisa diakses di ponsel
Langkah 3: Distribusikan Materi ke Karyawan Baru
Gunakan Learning Management System (LMS) seperti iSpring Learn untuk:
- Mengotomatiskan undangan dan pelacakan
- Akses via ponsel, kapan saja, bahkan offline
- Analitik pembelajaran: hasil kuis, progres, dan celah
Tugas Preboarding yang Penting
Sebelum karyawan mulai:
- Siapkan akses email, sistem internal, dan perangkat kerja
- Kirim email hari pertama:
- Checklist
- Panduan teknologi
- Undangan rapat dan sesi perkenalan
- Kirim FAQ Interaktif untuk menjawab pertanyaan umum
Langkah Selanjutnya: Cara Melatih Karyawan Baru dengan Efektif
Komponen Penting Proses Preboarding yang Efektif
- Komunikasi yang jelas
- Interaktif: video, kuis, sesi virtual
- Kesiapan IT
- Cerita budaya perusahaan
- Koneksi awal: buddy atau mentor
Mengukur Keberhasilan Preboarding
Beberapa metrik yang dapat dilacak:
- Survei karyawan baru
- Tingkat retensi dalam 6 bulan pertama
- Waktu untuk produktif
- Keterlibatan dalam aktivitas preboarding
- Umpan balik manajer tentang kesiapan karyawan
Kesimpulan
Preboarding bukan sekadar formalitas – ini adalah langkah penting dalam retensi karyawan. Proses yang terstruktur dapat mengurangi stres hari pertama, meningkatkan keterlibatan, dan mempercepat adaptasi.
Prioritaskan preboarding, dan Anda akan melihat hasilnya: karyawan yang percaya diri, lebih berkomitmen, dan transisi yang lancar.
Belum punya program preboarding?
Coba
demo gratis iSpring Learn dengan pakar eLearning mereka dan pelajari cara meluncurkan pelatihan online dengan mudah.
Post Views: 9
